С приближением зимы во многих отечественных компаниях начинается предновогодняя лихорадка. Ответственные за корпоративные мероприятия менеджеры оказываются между двух огней. С одной стороны, проводить дни и ночи, созваниваясь с бесконечными субподрядчиками, как-то не хочется, да и другие дела особо не ждут. С другой стороны, отдать организацию специальному агентству и самоустраниться из процесса тоже как-то неправильно. Приходится искать ту самую золотую середину.
Для начала, впрочем, стоит оговориться: рассматривать «корпоративы» в виде праздничных застолий смысла нет. Оценить эффект от такого мероприятия можно только в системе координат «выпивка-закуска», возможно, добавив и временную ось «похмелье». А инвестировать средства компании исключительно в похмелье сотрудников – занятие довольно бессмысленное. Тем более что грамотный управленец знает: отдача от корпоративных праздников может быть совершенно иной.
«Планируя корпоративное мероприятие, - говорит Денис Макаровский, руководитель отдела маркетинговых коммуникаций компании «VMP Auto», - мы всегда помним две вещи. Во-первых, мероприятие организуется для людей, а значит, это должен быть праздник, а не дополнительный рабочий день необычного формата. Во-вторых, корпоратив проводит компания, и нам важно, чтобы сотрудники помнили о тех ценностях, которые нас объединяют».
Какие же цели ставит перед собой компания, организуя, скажем, корпоративный Новый год? Помимо поощрения сотрудников за год успешной работы, это и повышение их лояльности к компании, и улучшение связей между структурными подразделениями, и информирование о деятельности организации. Не стоит забывать и о партнерах по бизнесу, которых многие компании приглашают на свои корпоративы.
«При подготовке корпоративного мероприятия очень важным является его повод, - считает Елена Маткевич, руководитель маркетингового агентства STEM. Если мы организуем профессиональный праздник или День рождения компании, желательно будет добавить долю официоза. Такие мероприятия напоминают сотрудникам, что они являются членами успешной, профессиональной команды, и рассказ о достижениях и перспективах компании просто необходим. Сценарий корпоратива может содержать активное взаимодействие участников, командные игры и прочие элементы team building.
В то же время, если мы проводим Новый год, акцент и формы мероприятия меняются. Праздник проводится в неформальном ключе, на первый план выходят семейные ценности. Компания представляется сотрудникам не как работодатель, а как сообщество близких друг другу людей, объединенных общими интересами. Это необходимо держать в голове при разработке программы корпоратива».
В теории – все понятно. Мы знаем, для кого делаем Новый год, в общих чертах представляем, зачем, и смутно догадываемся, как. Как говорится, дело за малым: начать да кончить. И вот тут появляется проблема – кто будет разрабатывать концепцию мероприятия, писать сценарий, искать площадку, договариваться с субподрядчиками и т.д.? Вроде бы, специалисты по маркетингу или персоналу, в том числе и за это деньги получают, но у них других задач хватает. А организовывать важное мероприятие «по остаточному принципу» неправильно, да и хочется, чтобы на корпоративе было хорошо. В агентстве же, по идее, работают профессионалы, но ведь экономика должна быть экономной, а сторонние специалисты наверняка возьмут втридорога?
«На самом деле, - рассказывает Елена Маткевич, - «заказать» Новый год у агентства выйдет ненамного дороже, чем организовать его самому. По самым затратным статьям бюджета – аренде площадок, гонорарам артистов и т.п. – представитель компании всегда может проверить цену простым телефонным звонком. Более того, мы в агентстве STEM показываем заказчику все скидки, которые получаем от постоянных партнеров, а наш заработок указываем отдельной строкой – «Менеджмент мероприятия». Наша задача – именно заработать деньги, а не «выманить» их у заказчика, завысив стоимость работ. Уверена, - такая постановка вопроса характерна не только STEM, но и другим ведущим агентствам города».
Если набрать в поисковике «корпоративное мероприятие» или «новогодний праздник», Интернет буквально завалит вас ссылками на сайты всевозможных агентств. При этом разобраться в море предложений нет никакой возможности. Все предлагают примерно одно и то же, а различаются сайты только дизайном и количеством грамматических ошибок в рекламных текстах. Как же правильно выбрать агентство?
«При выборе подрядчика, прежде всего мы опираемся на собственный опыт работы, - рассказывает Денис Макаровский. - Если же мы хотим поработать с новым агентством, то изучаем рекомендации наших партнеров. Кроме того, показательным является список клиентов агентства: если люди работают с такими компаниями, как, например, Pepsi или Microsoft, значит с ними стоит начать диалог. Шансы на сотрудничество увеличиваются, если с такими компаниями агентство провело несколько мероприятий – единичный проект «зацепить» может и случайное агентство».
Впрочем, определиться с агентством – всего лишь пол дела. Вторая половина – совместная работа. С одной стороны, отдать все вопросы «на откуп» агентству неправильно, так как в любой компании существуют нюансы корпоративной культуры, которые необходимо учитывать. С другой стороны, контролировать каждый шаг подрядчика и быть постоянно в курсе всех организационных мелочей – почти то же самое, что делать все самому. Только хуже: раз вы полностью контролируете работу агентства, значит, и за конечный результат спросить с него не сможете.
«Компания, организующая мероприятия, и заказчик должны работать в режиме постоянного диалога – считает Елена Маткевич. Это позволяет избежать возможных ошибок при организации мероприятия, вовремя учитывать существующих у компании заказчика запретах на внедрение в программу каких-то определенных элементов. В то же время, мы – профессионалы в своей области, нас не нужно опекать постоянно. Необходимо учитывать и еще один момент – корпоративное мероприятие должно быть праздником для всех, в том числе и для PR-службы, и для отдела персонала. В ином случае для сотрудников, которым поручена организация, праздник превратится в тяжелую работу. В отношении этих сотрудников задачи мотивации и повышения лояльности компании вряд ли будут выполнены».
«Когда найдена правильная форма взаимодействия с агентством, - поясняет Денис Макаровский, - работа по организации корпоративного мероприятия становится наиболее эффективной. Мы уверены в конечном результате, тем более что тоже участвуем в самом процессе, а его ресурсоемкость со стороны компании значительно уменьшается. Возможно, кто-то любит делать все своими руками и располагает для этого неограниченным временем. Это – не наш вариант, поэтому мы работаем со сторонними профессионалами».
