Как проводить тендеры: пошаговая инструкция

15 Октября 2014
Каждая компания, закупающая на рынке товары и услуги, старается минимизировать риски выбора некачественного товара/услуги, получить товар/услугу с максимальной выгодой, т.е. наилучшим соотношением цена/качество. Сегодня многие компании, особенно крупные, максимально жестко регламентировали процедуры закупки, формализовав несколько типов тендерных процедур.
Как проводить тендеры: пошаговая инструкция

Приведем три из них:


  • запросы офферт;
  • открытые торги;
  • электронные торги. Закупка/продажа товаров, работ и услуг посредством проведения торгов онлайн на понижение/повышение.


Хочется обратить внимание на то, что последний тип тендеров, в котором определяющим фактором является исключительно цена, на наш взгляд, применим к стандартизированным товарам, т.е. к товарам, свойства которых предопределены ДСТУ (ГОСТом). И применять процедуру такого тендера, например, к разработке веб-сайтов не очень корректно.

Во-первых, даже при одинаковом исходном брифе все будущие исполнители видят проект по-своему, и вы фактически выбираете тех, чей опыт или видение наиболее вам импонируют.

Во-вторых, хотя вы в конечном итоге покупаете готовый продукт в виде веб-сайта, вы в том числе покупаете и проект/услугу по его разработке и внедрению, что сродни консалтинговому проекту. В этом случает вы, прежде всего, выбираете компанию-поставщика, а не спецификацию и стоимость.

Глядя на множество подходов и процедур, которые изобретают компании, выбирая поставщика услуг по веб-разработке, мы составили определенные рекомендации, как организовать процедуру тендера.

 

Рекомендации по проведению тендеров для выбора подрядчика на web production (web development)

Все программные и дизайнерские решения, которые компания создает для размещения в интернете, являются частью ее общей коммуникации с потребителями, партнерами, инвесторами и другими аудиториями.

Поэтому на этапе выбора подрядчика желательно четко понимать, какая специализация компании-подрядчика нужна вам на данном этапе развития коммуникации в интернете.

Предварительный этап


Выбор типологии компании-подрядчика. Сегодня на рынке представлены:


  1. Медиа- (диджитал-) агентства. Их ключевые компетенции: разработка медиастратегии, построение медиаплана и баинг (размещение) на интернет-площадках;
  2. Диджитал-агентства. Ключевые компетенции: разработка стратегии коммуникации в диджитал-каналах, разработка креативной стратегии и креативных материалов, SMM-стратегии (может выделяться в отдельное подразделение или агентство). На данном этапе развития рынка функцию диджитал-агентств принимают на себя специализированные отделы в креативных или FSAA;
  3. Агентства, которые занимаются поисковым продвижением (SEO);
  4. Агентства мобильного маркетинга;
  5. Digital production (в США более распространен термин web development). Ключевые компетенции: веб-дизайн, UI-дизайн, front- и back-end программирование. Результатами конечной работы являются веб-сайты, приложения для социальных сетей, приложения для iOS- и Android-устройств, интернет-баннеры и др.


Желательно ставить задачи агентствам в соответствии с их специализацией. Допустимо, конечно, ставить задачу в комплексе одному исполнителю. Примеры:

А) Проведение розыгрыша призов для покупателей торговой марки, с активацией промокодов с упаковок. В этом случае задачу по созданию мини-промосайта для проведения такого розыгрыша можно поручить диджитал-агентству.

Б) Проведение медиакампании в интернете. В этом случае разработку баннеров можно доверить интернет-медиаагентству.

В любом случае, при выборе подрядчика и привлечении субподрядчика вам желательно знать всю цепочку, с одной стороны, а с другой — в сложных задачах разделять проект на два этапа и привлекать специализированное агентство.

Если в рамках тендера для решения нескольких задач вы привлекаете агентства/компании разного типа, следует внимательно следить, чтобы критерии, по которым вы оцениваете работу, соответствовали специализации агентства. Например, выбор подрядчика по производству промосайта не привязывался к показателям эффективности кампании в целом.

В том случае, когда вы определили, что для выполнения ваших задач вам необходима именно компания digital production (web development), мы рекомендуем следующую процедуру проведения тендера.

 

Этап 1. Отбор участников тендера


Задача этого этапа: -выбрать компании, которые вам подходят по двум критериям:


  • уровень работ, их сложность, качество дизайна соответствуют вашим ожиданиям, требованиям и представлениям о будущем продукте;
  • уровень цен компании и возможный размер бюджета соответствуют вашим возможностям, бюджету данного года и пр.


Такой отбор позволит избежать взаимной неудовлетворенности в будущем.

Как мы рекомендуем проводить данный этап:


1. Отобрать до десяти агентств, запросить портфолио. Из присланных портфолио оставить 5-7 компаний для дальнейших переговоров.

2. Отобранным агентствам разослать приглашение к участию в тендере и бриф. Пригласить на встречу. Если бриф достаточно детализирован, можно попросить сделать предварительную оценку проекта с достоверностью +/- 30%, тем самым определив, кто из компаний вам подходит, поскольку стоимость может отличаться в несколько раз. Вы должны понимать, что на данном этапе, стоимость является приблизительной (только если вы не даете детализированное ТЗ), и окончательная смета может быть сформирована только после первого этапа проекта –написания ТЗ или построения прототипа со спецификацией.


3. На встрече следует обращать внимание на следующие нюансы:


  1. Понимание агентством последних трендов в дизайне, технологиях;
  2. Понимание задач, которые стоят перед создаваемым продуктом;
  3. Готовность объяснить/отстоять свою точку зрения перед клиентом;
  4. Четко объяснить заказчику этапы проекта и правила управления им, управления объемом проекта и бюджетом.
  5. В качестве дополнительной опции вы можете попросить агентство подобрать примеры уже существующих в мире сайтов, можно из других товарных категорий, которые они использовали для вдохновения при работе с вашим проектом как с точки зрения дизайна, так и с точки зрения навигации. Здесь вы поймете, насколько одинаково вы смотрите на мир.


На данном этапе важны такие нюансами соблюдения процедуры:

  1. Все участники должны получить одинаковый бриф
  2. Вопросы, задаваемые участникам, должны быть одинаковыми
  3. Состав участников встреч со стороны заказчика не должен меняться

В принципе, на данном этапе тендер может быть закончен. Вы увидите компании, которые соответствуют вашим ценовым ожиданиям, а при проведении презентаций сможете выбрать компанию, с которой вы просто мечтаете работать.

 

Этап 2. Креативный/дизайнерский тендер


Если по каким-либо причинам вам необходимо в рамках тендера увидеть результаты работы компаний именно над вашим продуктом, то проводится вторая часть тендера, в рамках которого вы ставите задачу агентствам по созданию дизайнерского продукта.

К данному этапу рекомендуется приглашать не более трех компаний.

Разработка предложений требует от агентства существенных материальных и временных затрат. Данный этап рекомендуется делать оплачиваемым, либо объявить компаниям рамки будущего бюджета, чтобы участники тендера были мотивированы к участию в нем. Это подтверждает серьезность намерений рекламодателя и позволяет агентствам привлекать больше ресурсов для разработки предложения.

На данном этапе можно предложить агентствам:


  1. Создать UI-дизайн главной и одной внутренней страницы
  2. Создать дизайн главной и одной внутренней станицы

Для оценки предложений компаний-участников рекомендуется сделать внутреннюю таблицу "экспертных оценок", т.е. перечень критериев, по которым вы будете оценивать работы, вес каждого критерия и оценки, выставляемые участниками тендерной комиссии.

В эту таблицу можно перенести оценку стоимости со своим весом из первого этапа тендера. Пример таблицы для проведения тендера с использованием метода экспертных оценок:

 

Участник

 

Участник 1

Участник 2

Участник 3

Участник ….

УчастникN

Критерий

Вес критерия

 

 

 

 

 

Цена

1 … 10

 

 

 

 

 

Понимание маркетинговой задачи

1 … 10

 

 

 

 

 

Уровень портфолио

1 … 10

 

 

 

 

 

Уровень предложенного UI-решения

1 … 10

 

 

 

 

 

Уровень предложенного дизайнерского решения

1 … 10

 

 

 

 

 

Уровень экспертизы участника в …

1 … 10

 

 

 

 

 

Другие критерии

 

 

 

 

 

 

 

Данная таблица заполняется каждым экспертом (участником тендерного комитета), после чего делается сводная таблица по всем экспертам и участникам.

Особенности проведения данного этапа тендера:


  1. Всем участникам должна быть поставлена одинаковая задача
  2. Все участники должны знать критерии оценки и вес каждой оценки
  3. Все участники должны иметь одинаковое время на выполнение задачи
  4. Со всеми участниками должен быть заключен договор о конфиденциальности и о соблюдении авторских прав
  5. В оценке результатов должны участвовать должностные лица, принимающие окончательное решение
  6. Всем участникам должна быть предоставлена равная возможность презентовать свои решения
  7. Список участников должен быть им известен. Это не должно быть тайной


Рекомендации и идеи, использованные компаниями при подготовке презентации, являются их собственностью, и защищены авторским правом. Заказчик не имеет права использовать в своей дальнейшей работе идеи и разработки проигравших тендер компаний. С другой стороны, компания, которой сообщили фундаментальные составляющие технической, маркетинговой и коммерческой стратегий компании-заказчика, должна считать их строго конфиденциальными и не использовать для других проектов или клиентов, даже если это агентство не будет выбрано заказчиком.

 

Чего не следует делать при проведении тендера

  1. В рамках одной итерации оценивать и креатив, и стоимость. Вы можете оказаться в ситуации, когда предложенное решение будущего продукта по стоимости не соответствует вашему бюджету.
  2. Если у вас сложный по функционалу сайт, не стоит присылать запрос в агентство на сайт конкурента или другой компании в отрасли с запросом: "А сколько такое стоит?" Компания-исполнитель не должна и, скорее всего, не будет заниматься аудитом чужого сайта для оценки его структуры, функционала и сложности для определения стоимости. Потрудитесь составить свой бриф. Приветствуется при составлении брифа давать ссылки на другие сайты для примеров особенностей работы отдельных модулей.





Источник: MMR.ua
Артем Смоленцев
3 Апреля 2021 27
Как раскрутить сайт?
  Хотя вроде продвижение через социальные сети оче...
Анна Осадчая
2 Апреля 2021 28
Сайт не эффективный, что делать?
 специально, чтобы формат подходил....
Дмитрий Ларин
23 Марта 2021 3
Кто использует в маркетинговых целях Теле...
Спасибо за рекомендации. Я тоже читала в блоге htt...
Sergey Vladimirov
10 Декабря 2020 0
Студия видеопродакшена SDV и брендинговое...
Для создания роликов была построена кабина космиче...
Drafter
19 Октября 2020 11
Создание логотипа: секреты успеха.
 и юристы помогут всегда в таком деле....
Ponch
27 Августа 2014 202
Прошу помощи. Маркетинговый план.
Цитата
Главный Редактор пишет:
Цитата
Анастасия пишет:
Удивительно, почти 6 лет прошло, сайт изменился, а уж требования ко всем маркетинговым планам тем более. Зашла сюда случайно, по старой памяти, даже пришлось заново регистрироваться:)
Рады видеть вновь :))
Спасибо, очень приятно. Обязуюсь заглядывать чаще:)
Александр
15 Марта 2011 200
Анализ продаж. Что необходимо уметь в Excel?
Ребята, кто-нибудь, скиньте, ПОЖАЛУЙСТА, шаблончик! banulis@inbox.ru
Очень нужно! заранее спасибо.
АВС
23 Сентября 2011 163
Маркетинг есть! Маркетинг есть... Есть ли маркетинг?!
Евгений Федоренко, Вам огромный респект и уважуха!!!!)))) извините за такое выражение)))Все ВЫ правильно говорите, только то, что директора компаний ждут "чудес" от маркетологов и желательно через пару недель после выхода на работу- тоже правда. Потому в очень многих компаниях такая текучка в отделах маркетинга, потому столько разочарований у маркетологов, которые бьются головой об стену и меняют компанию за компанией и все равно не находят где применить свои знания и опыт. Думаю, что рано или поздно мы придем к тому, что директора поймут, зачем нужен маркетолог в компании и будут при этом видеть разницу между менеджером по рекламе, аналитиком и бренд-менеджером. А в данное время маркетолог зачастую должен столько знать и уметь, по мимо своих прямых обязанностей, что времени на свою работу не остается. Тут выше кто-то написал, что маркетолог заказывает полиграфию- нормальная практика)))Хотя заказ полиграфии, как по мне, не совсем обязанность маркетолога, для этого есть отделы закупок, которые вполне могут справиться с типографией))
А вообще, ребята, все молодцы, все болеют за свое дело, все стараются сделать свою работу профессионально и продолжают развиваться, учиться и совершенствоваться. Те, кто этого не делают, работать маркетологами не могут. Ну и конечно, надо иметь недюженную выдержку и терпение, выслушивать замечания от бухгалтерши и уборщицы по поводу своей работы)) И еще постоянно работать при оптимальных(мизерных))) бюджетах))
Анна Осадчая
14 Июня 2015 142
Как продать одежду Гопникам??
Пачку семян предложить в подарок))
Евгений Лернер
15 Августа 2010 126
Чья зона ответственности? Коммерческий Директор или Директор по маркетингу?
я думаю что директор по маркетингу находится в подчинении коммерческого директора. Потому в первую очередь - обязанность коммерческого директора, а он может перепоручить это маркетологам.
Facebook Вконтакте Twitter

Вход

Забыли пароль?
Или авторизируйтесь через:
Используйте свой аккаунт
в социальных сетях, чтобы пользоваться сайтом